12 Dic

Una delle problematiche più importanti all’interno di un ufficio è quella di conservare correttamente i documenti in modo che siano facilmente rintracciabili in caso di verifiche da parte degli organi di controllo. La conservazione dei documenti riguarda anche i semplici cittadini, ma spesso servirebbe un’intera stanza a disposizione per archiviare tutto. Nonostante i numerosi sforzi per semplificare la grande macchina burocratica attraverso la digitalizzazione dei documenti cartacei, l’Italia continua ad essere tutt’oggi una “Repubblica fondata sulle carte”.

Per quanto tempo devo conservare i documenti?

La risposta è contenuta nell‘art. 2934 del Codice Civile il quale stabilisce che il tempo di conservazione varia in base al tipo di documento, anche se il termine ordinario è stabilito in 10 anni. Ci sono alcuni casi particolari in cui i documenti devono essere conservati per sempre, e tra questi rientrano le buste paga.

La busta paga è un documento che indica la somma che il singolo lavoratore deve percepire per un periodo come compenso per l’attività svolta. Nel prospetto sono indicati diversi dati del lavoratore:

  • i dati anagrafici
  • l’inquadramento aziendale
  • la data di assunzione ed eventuale cessazione del rapporto di lavoro
  • le ferie maturate
  • le ore di lavoro svolte
  • gli elementi per il calcolo della retribuzione lorda
  • le detrazioni e una serie di altri dati, incluse le indennità.

Perché conservare le buste paga

Le buste paga hanno validità giuridica e possono costituire una prova in caso di vertenze. Il datore di lavoro le consegna al dipendente opportunamente firmate e chiede di apporre una sigla come ricevuta del documento e del compenso mensile. E’ molto importante verificare sempre l’esattezza dei dati riportati.

Le buste paga non possono essere distrutte e in caso di smarrimento o deterioramento si deve chiedere una copia conforme in quanto è necessario conservarle anche se si cambia posto di lavoro.

Può essere molto utile effettuare una scansione dei documenti con lo scanner per archiviarli in un unico file sul proprio pc per renderli di facile consultazione, e conservare il faldone con le buste paga risalenti ad almeno i 5 anni precedenti in cantina o in garage, avendo cura di sigillare tutto per evitare infiltrazioni di acqua e umidità che potrebbero danneggiarle.

Assoservizi Mantova, tra i vari servizi, offre anche quello per la gestione e l’elaborazione delle buste paga.